Pía Gállego Pérez de Larraya.

• Entrada en vigor y régimen transitorio.

Una de las novedades de la Ley 39/2015 que va a tener mayor trascendencia práctica es la regulación de la Administración electrónica y, particularmente, la obligación de algunos sujetos de relacionarse electrónicamente con la AP. En el presente artículo se exponen, de forma resumida, las principales previsiones de la Ley 39/2015 al respecto.

Con carácter previo, se debe significar que las previsiones de la Ley 39/2015 relacionadas con el registro electrónico de apoderamientos, registro electrónico, registro de empleados públicos habilitados, y el punto de acceso general electrónico de la Administración y archivo único electrónico, entrarán en vigor el 2 de octubre de 2018.

Hasta entonces, mientras no entren en vigor las previsiones relativas al registro electrónico y el archivo electrónico único, en el ámbito de la Administración General del Estado se aplicarán las siguientes reglas:

a) Desde el 2 de octubre de 2016 hasta el 2 de octubre de 2017: se podrán mantener los registros y archivos hoy existentes.

b) A partir del 2 de octubre de 2017 hasta el 2 de octubre de 2018: se deberá disponer como máximo, de un registro electrónico y un archivo electrónico por Ministerio u Organismo público.

• ¿Quién está obligado y quién no a relacionarse electrónicamente con la Administración pública?

El artículo 14 de la Ley 39/2015 (en adelante, LPAC) precisa los sujetos obligados y los sujetos no obligados a relacionarse electrónicamente con las AAPP para la realización de cualquier trámite de un procedimiento administrativo.

De acuerdo con dicho precepto, las personas físicas pueden elegir entre relacionarse electrónicamente o a través del papel con las Administraciones públicas.

Sin embargo, las personas jurídicas (sociedades), las entidades sin personalidad jurídica, quienes ejerzan una actividad profesional que requiera previa colegiación obligatoria (abogados, procuradores, notarios, registradores, ingenieros, arquitectos, médicos…), quienes actúen como representantes de un interesado obligado a relacionarse electrónicamente con la AP, y los funcionarios públicos para aquellos trámites y actuaciones en los que intervengan por razón de su condición de empleado público, deben obligatoriamente relacionarse electrónicamente con las Administraciones públicas.

• ¿Qué se requiere para relacionarse electrónicamente con la Administración pública?

Las Administraciones públicas están obligadas a disponer de un registro general de apoderamiento (art. 6 LPAC), en el que inscribir los poderes generales de los interesados otorgados apud acta, presencial o electrónicamente.

Como regla general, el interesado únicamente tendrá que identificarse ante ante la Administración, permitiéndose la identificación electrónica mediante cualquier sistema que cuente con un registro previo como usuario que permita garantizar la identidad del interesado: firma electrónica, sello electrónico o sistemas de clave concertada (art. 9 LPAC).

Sin embargo, será necesaria la firma electrónicapara formular solicitudes, presentar declaraciones responsables o comunicaciones, interponer recursos, desistir de acciones o renunciar a derechos (arts. 10 y 11 LPAC).

• Obligaciones de la Administración.

En esta materia, la Administración está legalmente obligada a (art. 12 LPAC):

1. garantizar que los interesados puedan relacionarse con ella a través de medios electrónicos, poniendo a su disposición los canales de acceso y los sistemas y aplicaciones necesarios;
2. asistir en el uso de medios electrónicos a los interesados que estén obligados a relacionarse electrónicamente con las AAPP y que así lo soliciten, especialmente en lo que se refiere a la identificación y firma electrónica, presentación de solicitudes y obtención de copias auténticas;
3. en el caso de algún interesado no disponga de los medios electrónicos necesarios, su identificación o firma electrónica en el procedimiento administrativo podrá ser válidamente realizada por un funcionario público mediante el uso del sistema de firma electrónica del que esté dotado para ello. En este caso, será necesario que el interesado que carezca de los medios electrónicos necesarios se identifique ante el funcionario y preste su consentimiento expreso para esta actuación, de lo que deberá quedar constancia para los casos de discrepancia o litigio. No obstante, entendemos que esta posibilidad se prevé únicamente para las personas físicas no obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración.

• Constitución de los Registros electrónicos.

Cada Administración y organismo debe crear su propio Registro Electrónico, previéndose, además, forma expresa en la ley la plena interoperabilidad e interconexión entre los diferentes Registros Electrónicos (art. 16 LPAC).

La disposición por la que se cree el correspondiente registro electrónico deberá determinar el órgano o unidad responsable de su gestión, así como la fecha y hora oficial y los días declarados inhábiles conforme al respectivo calendario local que corresponda a la sede de aquel órgano o unidad. Una consecuencia práctica de esto último es que, para conocer si un día es hábil o inhábil a efectos de cumplir algún trámite, deberá atenderse únicamente al calendario del correspondiente registro electrónico.

Además, en la sede electrónica de cada registro deberán constar publicado un listado actualizado de los trámites que pueden realizarse en el mismo.

Las Administraciones públicas están asimismo obligadas a publicar una lista actualizada de las oficinas en las que se prestará asistencia para la presentación electrónica de documentos.

Cada Administración Pública deberá mantener un archivo electrónico único de los documentos que correspondan a procedimientos finalizados, así como la obligación de que estos expedientes sean conservados en un formato que permita garantizar la autenticidad, integridad y conservación del documento (art. 17 LPAC).

• Presentación de escritos en el registro electrónico.

Los escritos (sean solicitudes, alegaciones, recursos…) podrán presentarse en cualquier registro público electrónico. Cualquier documento que se presente en cualquier órgano administrativo, organismo público o entidad vinculada o dependiente, deberá ser registrado mediante el correspondiente asiento. También deberán ser anotados los documentos oficiales que salgan dirigidos a otra Administración o a particulares.

Sigue siendo una opción válida la presentación de escritos en las oficinas de Correos; esta posibilidad, entendemos, sólo puede estar dirigida a los sujetos no obligados a relacionarse electrónicamente con la Administración.

Los documentos que se presenten de manera presencial ante las Administraciones Públicas, deberán ser digitalizados para su incorporación al expediente administrativo electrónico, devolviéndose los originales al interesado. Esto supone, por tanto, que los registros presenciales se convierten en lo que la LPAC denomina “oficinas de asistencia en materia de registros”.

Reglamentariamente, las Administraciones podrán establecer la obligación de presentar determinados documentos por medios electrónicos para ciertos procedimientos y colectivos de personas físicas que, por razón de su capacidad económica, técnica, dedicación profesional u otros motivos quede acreditado que tienen acceso y disponibilidad de los medios electrónicos necesarios.

• Cómputo de plazos en el registro electrónico (art. 31 LPAC).

Cada Administración Pública debe publicar los días y el horario en el que deban permanecer abiertas las oficinas que prestarán asistencia para la presentación electrónica de documentos.

El registro electrónico de cada Administración u Organismo se rige a efectos de cómputo de los plazos, por la fecha y hora oficial de la sede electrónica de acceso (publicada, como hemos visto, en la correspondiente disposición de creación del Registro electrónico).

Los documentos podrán presentarse electrónicamente todos los días del año, y durante las veinticuatro horas del día.

La presentación en un día inhábil se entenderá realizada en la primera hora del primer día hábil siguiente. Los documentos se considerarán presentados por el orden de hora efectiva en el que lo fueron en el día inhábil. Los documentos presentados en el día inhábil se reputarán anteriores, según el mismo orden, a los que lo fueran el primer día hábil posterior.

El inicio del cómputo de los plazos que hayan de cumplir las Administraciones Públicas vendrá determinado por la fecha y hora de presentación en el registro electrónico de cada Administración u Organismo. En todo caso, la fecha y hora efectiva de inicio del cómputo de plazos deberá ser comunicada a quien presentó el documento. Esta última previsión tiene su encaje con la obligación expresamente prevista en la LPAC de comunicar en cada caso los plazos máximos de duración de los procedimientos y el sentido del silencio administrativo.