Ruben Díaz García – El nuevo Reglamento General de Protección de Datos Personales aprobado por la Unión Europea será de obligatorio cumplimiento a partir del 25 de mayo de 2018. Por ello, en nuestro país, el Consejo de Ministros aprobó en noviembre de 2017 el Proyecto de Ley Orgánica de Protección de Datos que adaptará la legislación española a las disposiciones del Reglamento comunitario, proyecto que está actualmente tramitándose en las Cortes Generales.
Resulta indispensable que las empresas que disponen de ficheros de datos de personas físicas (trabajadores, proveedores, clientes, …) y que no están todavía adaptadas a la normativa sobre protección de datos, contraten los servicios profesionales de una empresa que se ocupe de su implantación y/o adaptación.
En este sentido, a la hora de encargar la adaptación a la protección de datos, las empresas deberán exigir que la entidad que les preste estos servicios se ocupe, al menos, de las siguientes cuestiones fundamentales:
- Inscripción de los ficheros de datos que tenga la empresa ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o, en su caso, si ya están inscritos los ficheros, verificación de la corrección de los datos proporcionados a la AEPD.
- Elaboración del Documento de Seguridad, que es el documento que recoge todas las normas de actuación que deben observarse en la empresa sobre protección de datos.
- Revisión y modificación de las cláusulas sobre protección de datos incluidas en la documentación de la empresa (contratos, presupuestos).
- Revisión y, en su caso, adaptación de los textos legales de la página web.
- Revisión y, en su caso, adaptación de los textos legales que deben incluirse en todos los e-mails remitidos por personal de la empresa.
- Revisión y redacción de los contratos celebrados con encargados del tratamiento (que son los terceros con los que la empresa contrata para que les preste un servicio y que tienen acceso a datos personales de la empresa).
- Asesoramiento para la elección, nombramiento y formación del Delegado de Protección de Datos (persona que se ocupará de velar por el cumplimiento normativo de protección de datos en la empresa).
- Formación periódica al personal de la empresa para que conozcan la política de protección de datos vigente.
- Realización, en su caso, de las correspondientes Auditorías que permitan verificar periódicamente el grado de cumplimiento por parte de la empresa de la política de protección de datos.
- Revisión y mantenimiento de la política de protección de datos. No basta con adaptar la empresa en esta materia, sino que, además, es indispensable que periódicamente se realice una labor de actualización y mantenimiento que tenga en cuenta las novedades legislativas, cambios internos en la empresa, etc.
Los beneficios de estar al día en protección de datos son evidentes para toda empresa, cualquiera que sea su tamaño o sector de actividades, y que básicamente se pueden resumir en:
⇒ Reducir el riesgo de sanción por incumplimiento.
⇒ Mejorar la imagen corporativa de la empresa ante clientes, proveedores y empleados.
Por último, sólo nos queda señalar que en SÁEZ ABOGADOS disponemos de expertos en materia de protección de datos que podrán asesorarle respecto de las actuaciones que toda empresa debe realizar para cumplir con las obligaciones en esta materia.
