¿Se necesita notario en una junta de socios?
La presencia de notario durante la celebración de la Junta General de una sociedad mercantil suele plantear dudas acerca de cómo debe procederse para poder requerir la asistencia de notario.
A esta cuestión se refiere el artículo 203 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC) que determina los supuestos en los que puede o debe estar presente notario, la función que desarrolla, las consecuencias que tiene o quién debe abonar los honorarios notariales.
Pasamos, brevemente, a tratar algunas de las cuestiones más relevantes que se plantean:
¿Es obligatoria la presencia de notario en la Junta?
Como punto de partida, la Ley de Sociedades de Capital no exige con carácter obligatorio la presencia de notario durante la celebración de la Junta General, ya sea Ordinaria o Extraordinaria, de una sociedad.
¿Quién puede solicitar la presencia de notario?
Según el artículo 203 LSC los administradores de la sociedad pueden solicitar, por iniciativa propia, que esté presente notario durante la celebración de cualquier Junta.
Adicionalmente, el citado artículo señala que los administradores tendrán obligación de requerir la presencia de notario cuando lo soliciten uno o varios socios que representen, al menos, el 1% del capital de la sociedad si ésta es anónima o que representen, al menos el 5% del capital de la sociedad si fuera una sociedad de responsabilidad limitada.
En el caso de que la presencia de notario se solicite por los socios es imprescindible que la solicitud se haga al menos con cinco días de antelación al previsto para la celebración de la Junta (este plazo se computa desde la recepción de la solicitud por la sociedad y deben transcurrir cuatro días completos entre la solicitud de la presencia del notario y la fecha de la celebración de la junta).
¿Y si el socio que ha solicitado la presencia notarial finalmente no asiste a la Junta?
Cuando un socio ejercita el derecho que la ley le concede de solicitar la presencia notarial y concurren los requisitos exigidos para ello, la sociedad no tiene más opción que cumplir con la obligación que le corresponde de garantizar la presencia de notario.
Una duda que puede surgir es qué sucede en aquellos supuestos en los que el socio que ha solicitado la presencia de notario finalmente no asiste a la Junta ni presente ni representado.
En estos casos, los Tribunales claramente señalan que la ausencia del socio en cuestión no exime a la sociedad de su obligación de garantizar la presencia de notario ya que se considera que, precisamente, ante la ausencia de ese socio, la intervención notarial supone la garantía del correcto desarrollo de la Junta y de la adecuada constancia de los acuerdos adoptados en ella.
¿Qué función cumple el notario en la Junta?
Siempre que se celebra una Junta societaria es indispensable que se levante la oportuna acta en la que se deje constancia y recoja la debida constitución de la Junta, lista de asistentes, asuntos tratados y acuerdos adoptados.
En los supuestos en los que interviene el notario su función consiste en redactar el acta de la Junta que constará en documento notarial por lo que esta acta notarial tendrá la consideración a todos los efectos de acta de junta siendo únicamente eficaces los acuerdos que consten en la misma y que podrán ejecutarse a partir de la fecha de su cierre.
¿Quién debe abonar los honorarios del notario?
Los honorarios notariales serán siempre de cargo de la sociedad tal y como establece expresamente el artículo 203.3 LSC, incluso aunque el requerimiento de la presencia notarial hubiera sido realizado por los socios minoritarios (que es lo habitual, por otra parte).
Es una obligación de la sociedad dirigida a facilitar el derecho de solicitud de la minoría por lo que cualquier intento de la sociedad de evitar el abono de los honorarios del notario o de repercutir tal abono al socio que hubiera solicitado la presencia notarial no sería válido y podría impugnarse.
Y si tenemos abogado, ¿qué pasa?
Las Juntas Generales de las sociedades pueden ser conflictivas y si alguno de los socios tiene interés en que haya presencia notarial en la Junta resulta altamente recomendable poder disponer de un abogado que nos asesore sobre si estamos en posición de solicitar la presencia notarial y en qué forma y plazo debemos realizar la solicitud para tener la garantía de que la solicitud se hace correctamente.
En Sáez Abogados estamos especializados en Derecho Societario teniendo una amplia experiencia en el asesoramiento tanto de los órganos de administración de las sociedades como de los propios socios.
Rubén Díaz
Abogado procesal-civil
Rubén desarrolla su labor fundamentalmente en el ámbito procesal civil, si bien también interviene en materia de protección de datos, redacción y revisión de contratos civiles y asesoramiento de empresas.
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