Universidades y protección de datos

por 22 Jun, 2022Educación

Abogado procesal-civil

Resulta bastante frecuente que un progenitor solicite de la Universidad en la que su hijo cursa estudios que se le informe de los datos relativos a las calificaciones, matrículas y becas correspondientes a su hijo.

Estas peticiones de información generan dudas en las Universidades en cuanto si, a la vista de la normativa sobre protección de datos, es posible o no facilitar tal información a los progenitores.

La realidad es que no es posible dar una respuesta que sea aplicable a todos los supuestos que pueden darse, ya que la información debe facilitarse o no en función de las circunstancias concretas de cada caso particular.

No obstante, a la vista de normativa existente y de los informes emitidos por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), podemos dar los siguientes criterios orientadores.

¿Las calificaciones o matrículas son datos personales?

La AEPD considera que los datos relativos a matrículas, calificaciones o becas de un alumno mayor de edad que cursa estudios en la Universidad son datos personales cuyo tratamiento se encuentra sujeto a la normativa sobre protección de datos.

Esto es así puesto que se trata de datos que aportan información sobre una persona física identificada o identificable, que en este caso es el alumno de la Universidad.

¿La comunicación de esos datos personales supone un tratamiento de datos?

Efectivamente, la comunicación de los datos sobre matrículas, becas o calificaciones supone un tratamiento de datos puesto que se entiende por tal “Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales o conjuntos de datos personales, ya sea por procedimientos automatizados o no, como la recogida, registro, organización, estructuración, conservación, adaptación o modificación, extracción, consulta, utilización, comunicación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo o interconexión, limitación, supresión o destrucción”

¿Qué es lo que determina que los datos puedan ser comunicados o no a los progenitores?

Todo tratamiento de datos personales debe estar fundado en alguna de las causas recogidas por la ley. En el supuesto que nos ocupa, la causa que podría legitimar la comunicación de los datos es la consistente en que “el tratamiento es necesario para la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, siempre que sobre dichos intereses no prevalezcan los intereses o los derechos y libertades fundamentales del interesado que requieran la protección de datos personales”.

Por lo tanto, para decidir la Universidad si puede atenderse o no la solicitud de información de los progenitores deben tenerse en cuenta tres cuestiones esenciales:

  1. Si quién solicita los datos persigue un interés legítimo, para lo que será preciso conocer la finalidad perseguida con el acceso a los datos y que tal interés legítimo quede de algún modo acreditado;
  2. Si el conocimiento de tales datos resulta necesario para la satisfacción de ese interés legítimo que pueda ostentar el progenitor;
  3. c) Si existe una circunstancia en el afectado por el tratamiento de datos (el alumno) que determine que, aun cuando quien solicita los datos pueda ostentar un interés legítimo, este no prevalece sobre los intereses o los derechos y libertades fundamentales del alumno, para lo cual éste deberá conocer que se han solicitado los datos de modo que pueda oponerse a dicha comunicación.

Conclusiones

El criterio que deberá seguir la Universidad ante la petición de los progenitores será uno u otro dependiendo de las circunstancias de cada caso concreto, pudiendo distinguirse los siguientes supuesto:

  1. Si el alumno es económicamente dependiente del progenitor que realiza la petición de información, por estar el progenitor sufragando los gastos derivados de la Universidad, se entiende que el progenitor ostenta un interés legítimo y, por tanto, la Universidad, deberá facilitar los datos solicitados, a menos que, al dar la Universidad traslado al alumno de la petición, este se oponga y alegue y acredite un interés superior que lo impida, todo lo cual deberá ser adecuadamente ponderado por la Universidad.
    Y teniendo en cuenta que si únicamente uno de los progenitores sufraga los estudios del alumno, el otro progenitor no tendrá interés legítimo que sustente su petición de información.
  2. Si el progenitor que solicita los datos está prestando pensión de alimentos al alumno y necesita conocer los datos solicitados con ocasión de un procedimiento judicial de modificación de alimentos, se entiende que existe interés legítimo por parte del progenitor (también a salvo de que el alumno pueda oponerse, alegar y acreditar un interés superior que lo impida).
  3. Si el progenitor solicita los datos debido a la desaparición del alumno o el padecimiento por éste de alguna enfermedad diagnosticada, el progenitor tendrá interés legítimo y derecho a acceder a los datos si existen indicios de que la desaparición no es voluntaria (independientemente de que el alumno sea o no dependiente económicamente de sus progenitores).

Pero si estamos ante un supuesto en el que el alumno no depende económicamente de sus padres y simplemente no desea mantener relaciones con su familia, la Universidad no debe facilitar los datos solicitados.

En definitiva, la casuística es grande y la AEPD obliga a ponderar por la Universidad las circunstancias muy concretas de cada caso particular, pero, en general, los criterios orientativos a tener en cuenta a la hora de que la Universidad tome una decisión sobre si facilita o no los datos solicitados, son los indicados anteriormente.

Y teniendo en cuenta que, en todo caso, el alumno debe ser informado previamente por la Universidad de la petición de información realizada por sus progenitores para poder ejercer su derecho de oposición al tratamiento de sus datos.

En Sáez Abogados estamos especializados en el sector educativo teniendo una amplia experiencia en el asesoramiento tanto de las entidades educativas como de los progenitores de los alumnos que cursan estudios en las mismas.

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Rubén Díaz

Rubén Díaz

Abogado procesal-civil

Rubén desarrolla su labor fundamentalmente en el ámbito procesal civil, si bien también interviene en materia de protección de datos, redacción y revisión de contratos civiles y asesoramiento de empresas.

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