Pía Gállego Pérez de Larraya.

• Los documentos públicos administrativos electrónicos, las copias expedidas por las Administraciones Públicas y los documentos aportados por los interesados al procedimiento administrativo (arts. 26 a 28 LPAC).

Las Administraciones Públicas emitirán los documentos administrativos a través de medios electrónicos, y son requisitos para su validez (26.2 LPAC):

– Contener información de cualquier naturaleza archivada en un soporte electrónico según un formato determinado susceptible de identificación y tratamiento diferenciado.

– Disponer de los datos de identificación que permitan su individualización, sin perjuicio de su posible incorporación a un expediente electrónico.

– Incorporar una referencia temporal del momento en que han sido emitidos.

– Incorporar los metadatos mínimos exigidos.

– Incorporar las firmas electrónicas que correspondan de acuerdo con lo previsto en la normativa aplicable.

No requieren firma electrónica los documentos electrónicos emitidos por las Administraciones Públicas que se publiquen con carácter meramente informativo, así como aquellos que no formen parte de un expediente administrativo. En todo caso, será necesario identificar el origen de estos documentos (art. 26.3).

Se regula también la expedición de copias auténticas electrónicas.

Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.

Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

Se deberá mantener actualizado un registro, u otro sistema equivalente, donde constarán los funcionarios habilitados para la expedición de copias auténticas que deberán ser plenamente interoperables y estar interconectados con los de las restantes Administraciones Públicas, a los efectos de comprobar la validez de la citada habilitación. En este registro o sistema equivalente constarán, al menos, los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros (art. 27.1)

Las Administraciones no exigirán a los interesados la presentación de documentos originales, salvo que, con carácter excepcional, la normativa reguladora aplicable establezca lo contrario (art. 28.3).

• Las notificaciones (arts. 40 y siguientes LPAC).

La regla general en la LPAC es la preferencia de las notificaciones por medios electrónicos sobre las notificaciones en papel, y, en todo caso, cuando el interesado resulte obligado a recibirlas por esta vía. La Administración, por tanto, va a notificar por medios electrónicos, y ello, bien a través de la comparecencia en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante o a través de la dirección electrónica habilitada única o mediante ambos sistemas. Desaparece, por tanto, la notificación a través del correo electrónico.

Los interesados podrán acceder a las notificaciones desde el Punto de Acceso General electrónico de la Administración, que funcionará como un portal de acceso.

Se reconoce, no obstante, la posibilidad de optar por medios no electrónicos:

– Cuando la notificación se realice con ocasión de la comparecencia espontánea del interesado o su representante en las oficinas de asistencia en materia de registro y solicite la comunicación o notificación personal en ese momento.

– Cuando para asegurar la eficacia de la actuación administrativa resulte necesario practicar la notificación por entrega directa de un empleado público de la Administración notificante.

Asimismo, será imposible practicar notificaciones por medios electrónicos:

– Cuando el acto a notificar vaya acompañado de elementos que no sean susceptibles de conversión en formato electrónico.

– En el caso de notificaciones que contengan medios de pago a favor de los obligados, tales como cheques…

Las Administraciones Públicas enviarán un aviso al dispositivo electrónico y/o a la dirección de correo electrónico del interesado que éste haya comunicado, informándole de la puesta a disposición de una notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo correspondiente o en la dirección electrónica habilitada única. La falta de práctica de este aviso no impedirá que la notificación sea considerada plenamente válida.

Con la puesta a disposición de la notificación en la sede electrónica de la Administración u Organismo actuante o en la dirección electrónica habilitada única, se entenderá cumplida la obligación de notificar.

Y, por último, una notificación electrónica se entenderá “practicada” en el momento en que se produzca el acceso a su contenido, y se considerará “rechazada” cuando hayan transcurrido diez días naturales desde su puesta a disposición sin que se acceda a su contenido.

• Algunos aspectos de la tramitación electrónica del procedimiento administrativo.

⇒ En la solicitud que inicie el procedimiento, el interesado deberá incorporar identificación del medio electrónico o, en su defecto, lugar físico en que desea que se le practique la notificación. Adicionalmente, podrá aportar su dirección de correo electrónico y/o dispositivo electrónico para que la Administración realice el aviso de envío o puesta a disposición de la notificación (art. 66 LPAC).

⇒ Si uno de los interesados obligado a relacionarse electrónicamente con la Administración presentara un escrito de forma presencial, será requerido para subsanar dicho defecto mediante su presentación de forma electrónica. En este caso, se considerará como fecha de presentación la de la subsanación (art. 68 LPAC).

⇒ Los informes serán emitidos por medios electrónicos (art. 80.2 LPAC).

⇒ La información pública será digital y accesible electrónicamente en la sede electrónica (art. 83 LPAC).

⇒ Los actos administrativos se producirán por escrito a través de medios electrónicos (art. 36 LPAC) y la resolución se dictará electrónicamente (art. 88.3 LPAC).

⇒ Se prevé asimismo el formato electrónico de los expedientes administrativos (art. 70 LPAC).

⇒ Cuando de una resolución administrativa nazca una obligación de pago (derivada de una sanción pecuniaria, multa o cualquier otro derecho a abonar a la Hacienda Pública), salvo que se justifique la imposibilidad de hacerlo, el pago deberá efectuarse a través de alguno de los siguientes medios electrónicos (art. 98 LPAC):

a)   Tarjeta crédito o débito.

b)   Transferencia bancaria.

c)   Domiciliación bancaria.

d)   Cualquier otro medio autorizado.